Partes digitales. −90% de carga administrativa.
Electrotecnia Ergio (42 personas), en Venta de Baños (Palencia): partes que ya no se pierden, presupuestos en 15 minutos, albaranes conciliados con factura, bancos en −80% de tiempo y ofertas a proveedores con comparativa automática.
- −90% carga admin de transcribir partes y cotizar el técnico anota en digital; el presupuesto no se reescribe
- −80% tiempo de conciliación bancos y contabilidad extracto y libro mayor dejan de cruzarse a mano
- 15 min por presupuesto (antes 7–10 días) 42 personas · Palencia
- 0 partes en papel perdidos historial digital en origen, en obra
El cliente
- Quién
- Diego Juanes Esteban · Gerente
- Dónde
- Venta de Baños, Palencia
- Equipo
- 42 personas
- Alcance
- 42 personas
- Sector
- Instalaciones eléctricas industriales
Una instaladora industrial de 42 personas en Palencia.
Diego Juanes Esteban, gerente de Electrotecnia Ergio, dirige montajes eléctricos industriales desde Venta de Baños. El equipo vende y ejecuta. La oficina perdía días en papel, transcripciones y cruces a mano.
Fundada en 1982 y constituida en 1993, Ergio hace instalaciones de alta y baja tensión, automatización y puesta en marcha de procesos industriales en el polígono de Venta de Baños y en Palencia.
El mapa era claro: partes que se perdían o se transcribían, cotizar a mano (7–10 días), albaranes que no cuadraban con la factura, bancos y contabilidad cruzados a mano, y ofertas a proveedores pedidas una a una.
El encargo no fue cambiar de software. Fue digitalizar en origen, conciliar documentos y dinero, y comprar mejor — alimentando Servigest y Serviconta con lo que ya hacía el equipo.
Qué cambió
Tiempo por presupuesto 7–10 días Carga administrativa −90%
Partes en papel. Se perdían, se retrasaban o había que transcribirlos.
Partes digitales en origen. 0 papeles perdidos. Historial en obra.
Transcribir y cotizar a mano. Días de admin por cada oferta al cliente.
−90% carga admin. Sin transcribir. Presupuesto en 15 minutos.
Albarán vs factura a ciegas. Fallos, mercancía no entregada o que no correspondía, tarde.
Albarán vs factura automático. Detecta fallos, no entregado y no corresponde.
Bancos y contabilidad a mano. Extracto y libro mayor, cruzados a pulso.
−80% tiempo de conciliación. Bancos y contabilidad dejan el cruce manual.
Ofertas a proveedores una a una. Sin comparativa clara para decidir la mejor compra.
RFQ + comparativa de precios. La mejor compra se decide con datos, no a ojo.
Tres fases. De la obra al banco, sin papel perdido.
No fue cambiar de software. Fue digitalizar partes, conciliar documentos y dinero, y comprar mejor — encima del ERP que ya tenían.
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Partes y presupuestos
Digitalizar el parte. Dejar de reescribir el estudio.
El flujo real era papel: el técnico anotaba trabajos, materiales y desplazamiento. Administración transcribía, valoraba y cotizaba. Ahí se iba la semana — y a veces el parte.
Partes digitales en origen y conversión de estudios de ingeniería a plantilla interna. Resultado: −90% de carga admin al transcribir y cotizar, y presupuestos en 15 minutos (antes 7–10 días).
- Partes de trabajo digitales, con perfiles por rol
- Sin transcribir el papel del técnico
- Estudios de ingeniería a plantilla de presupuesto
- −90% carga admin · 15 min por presupuesto
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Compras documentales
Albarán, factura y pedido que cuadran solos.
Lectura automática de albaranes y conciliación con la factura del proveedor. El sistema marca fallos, mercancía no entregada y mercancía que no corresponde — antes de que se cuele en contabilidad.
Registro de albaranes de compra en Servigest y facturas en Serviconta. El ERP no se tocó: se alimentó.
- OCR / lectura de albaranes
- Comparativa albarán vs factura vs pedido
- Alertas: no entregado, no corresponde, importe
- Sin migrar de ERP ni de contabilidad
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Compras y finanzas
Mejor compra. Menos tiempo en el banco.
Solicitud automática de ofertas a proveedores y comparativa de precios para decidir la mejor compra. Deja de pedirse oferta una a una sin foto del conjunto.
Conciliación bancaria y contable: extracto y libro mayor dejan de cruzarse a mano. −80% del tiempo dedicado. Ergio sigue iterando en bloques con oficina, almacén y gerencia.
- RFQ automática a proveedores
- Comparativa de respuestas y mejor precio
- Conciliación bancos y contabilidad (−80%)
- Acompañamiento continuo, no un proyecto cerrado
Lo que la oficina ya no hace a mano.
−90% Carga admin de partes y cotización El técnico anota en digital. Administración deja de transcribir. El presupuesto sale en 15 minutos.
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−80%
Tiempo de conciliación bancos y contabilidad
Extracto y libro mayor se cruzan en el flujo. Menos jornada de cuadre a mano.
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15 min
De 7–10 días a 15 minutos por presupuesto
De papel y búsqueda manual de materiales a un presupuesto digital listo para entregar.
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Partes en papel perdidos
Historial digital en origen. Lo que se hace en obra ya no se pierde entre furgoneta y oficina.
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Albarán vs factura con detección de fallos
Mercancía no entregada, que no corresponde o con importe raro: salta antes de contabilizar.
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RFQ + comparativa · ERP alimentado
Ofertas a proveedores en automático y mejor compra con datos. Servigest y Serviconta siguen; el sistema los alimenta.
Lo que este caso enseña
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El parte se digitaliza en obra.
Si el técnico sigue en papel, administración vuelve a transcribir y el parte se pierde. El −90% empieza en origen.
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Conciliar es cruzar documentos, no más Excel.
Albarán vs factura vs pedido. Fallos, no entregado y no corresponde se detectan al cruzar, no al azar.
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Comprar bien es pedir oferta a todos y comparar.
La RFQ automática y la comparativa de precios quitan el “el de siempre” y dejan la mejor compra a la vista.
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El ERP no se cambia: se alimenta.
Servigest y Serviconta siguen. Partes, albaranes, facturas y bancos entran encima, sin pedir otro software.
Preguntas
¿Qué se automatizó en Electrotecnia Ergio?
Partes de trabajo digitales, cotización/presupuestos (de 7–10 días a 15 minutos), lectura y conciliación de albaranes con factura (fallos, mercancía no entregada o que no corresponde), conciliación bancaria y contable (−80% de tiempo), y solicitud automática de ofertas a proveedores con comparativa de precios. Todo en Venta de Baños (Palencia), encima de Servigest y Serviconta.
¿Cómo se detectan fallos de mercancía?
El albarán se lee automáticamente y se cruza con la factura y el pedido. El sistema marca discrepancias: mercancía no entregada, que no corresponde o con importe distinto. Antes de que pase a contabilidad.
¿Tuvieron que cambiar de ERP?
No. Electrotecnia Ergio sigue con Servigest y Serviconta. El sistema de Zulu Labs los alimenta: no sustituye el software de gestión ni la contabilidad.
¿Cómo se midió el −90% y el −80%?
El −90% compara la carga administrativa de transcribir partes y armar cotizaciones antes (papel + reescritura) y después (parte digital + presupuesto en 15 minutos). El −80% compara el tiempo dedicado a conciliar bancos y contabilidad a mano frente al flujo automatizado sobre extracto y libro mayor.
Sector
Industria y servicios industriales
Ergio (42 personas): −90% admin, −80% conciliación, presupuestos en 15 minutos. Acciona: más de 2.000 vehículos de limpieza conectados en tiempo real.
Ver soluciones para Industria →−90% de admin. Presupuestos en 15 minutos. ¿Y tu instaladora?
Mapeamos partes, albaranes, bancos y compras en un diagnóstico. Si el caso de Ergio te suena, el siguiente paso cabe en 30 minutos.
- ¿Esto aplica a otro sector?
- El patrón es el mismo: un proceso que se copia, un número, un flujo encima de lo que ya usáis.
- ¿Para qué el Diagnóstico?
- Para estimar la inversión con el mapa delante.
- ¿En cuánto tiempo se ve?
- Implementación típica 5–10 días tras el Diagnóstico, según el plan.