Menos Excel. Más acciones de negocio.
Groupauto Unión Ibérica agrupa distribuidores de recambios en España y Portugal. El volumen ya estaba; el trabajo manual no. Facturas, albaranes, pedidos y reportes dejan de comer la semana: +40% productividad y x3 volumen de acciones de negocio.
- +40% productividad del equipo operativo mismo headcount, menos trabajo manual
- x3 volumen de acciones de negocio pedidos, consultas y movimientos que antes no cabían
- 0 Excels como sistema facturas, albaranes y reportes salen del flujo
- ES+PT red aftermarket operando turismo y vehículo industrial, sin multiplicar plantilla
El cliente
- Quién
- Carlos Conejero · Director de Innovación
- Dónde
- Madrid, Madrid
- Alcance
- Red España y Portugal
- Sector
- Recambios e industria
Una central de recambios. Muchos procesos manuales.
Carlos Conejero, director de Innovación de Groupauto Unión Ibérica (GAUIb), dirige la transformación digital de la red de distribuidores de recambios en España y Portugal. Turismo y vehículo industrial. EuroTaller, InterTaller, Top Truck: marcas de red encima de la distribución.
El cuello no era falta de software. Era la operativa: facturas y albaranes que se picaban a mano, pedidos que vivían en el correo o en un Excel, reportes que alguien montaba cada semana, consultas de catálogo y soporte que se improvisaban.
A volumen de red, eso no escala. O se contrata el mismo caos, o se analiza la operativa y se automatiza lo repetible.
El encargo fue ese: mapear procesos, quitar trabajo manual y liberar al equipo para más acciones que generan negocio. Encima de la red y el ERP que ya tenían. No un sistema paralelo.
Qué cambió
Cómo operaban Manual · Excel · parches Qué cambió +40% productividad
Facturas y albaranes a mano. Se leían, se picaban, se volvían a revisar.
Lectura automática de facturas y albaranes. El documento entra y se registra.
Pedidos por correo y Excel. Sin un flujo trazable de punta a punta.
Pedidos en un flujo trazable. Dejan el correo y el Excel suelto.
Reportes semanales montados a mano. El dato existía. El informe, no.
Reportes generados desde el dato. Sin montar la hoja cada semana.
Catálogo y soporte improvisados. El “te lo miro y te llamo” a volumen de red.
Soporte y catálogo con seguimiento. La consulta entra, se sigue y sale.
Crecer = contratar el mismo caos. Más volumen pedía más manos en el mismo proceso.
Mismo equipo, más negocio. x3 volumen de acciones que antes no cabían en la semana.
Tres fases. Primero la operativa, después el volumen.
No se automatizó un caos. Se mapearon Excels, documentos, pedidos y reportes. Luego se automatizó lo repetible. Encima de lo que ya tenían.
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Análisis · Operativa
Dónde se va el tiempo cuando el volumen ya está.
Se mapearon los procesos que comían la semana: quién pica la factura, quién cierra el albarán, quién monta el pedido, quién genera el reporte, quién atiende la consulta de red.
La red ya existía. El cuello era el día a día manual: Excel, correo y parches que pedían más manos por cada hueco.
- Mapa de Excels, documentos y pedidos
- Roles de administración, operación y soporte
- Dónde se duplicaba el dato
- Qué acciones de negocio se quedaban fuera
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Automatización · Lo repetible
Facturas, albaranes, pedidos y reportes, fuera del Excel.
Lectura automática de facturas y albaranes con vuelco al sistema. Gestión de pedidos con trazabilidad. Reportes que se generan desde el dato, no desde una hoja remendada.
Encima de la red y el ERP que ya tenían. Sin obligar a cambiar de software por capricho. Catálogo y soporte dejan de vivir solo en el teléfono.
- OCR / lectura de facturas y albaranes
- Flujo de pedidos trazable
- Reportes automatizados
- Soporte y catálogo con recorrido
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Escala · Volumen de negocio
El equipo libera horas. Las horas van a lo que factura.
Con el trabajo manual fuera, el mismo headcount cabe más: más pedidos, más movimientos, más seguimiento a la red. +40% productividad. x3 volumen de acciones de negocio.
No fue un único go-live. Fueron muchas piezas, con acompañamiento continuo. La operativa sigue abriéndose a lo que la red pide.
- +40% productividad operativa
- x3 acciones de negocio
- Mismo equipo, otra capacidad
- Acompañamiento continuo
Lo que la operativa ya no hace a mano.
+40% Productividad del equipo operativo Mismo headcount. Menos picado de documentos, menos Excel, más tiempo en lo que mueve la red.
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x3
Volumen de acciones de negocio
Pedidos, consultas y movimientos que antes no cabían en la semana. El proceso libera capacidad.
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Excel como sistema
Facturas, albaranes y reportes salen del flujo. La hoja deja de ser el ERP paralelo.
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Lectura automática de facturas y albaranes
El documento entra, se lee y se registra. Deja de picarse dos veces.
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Pedidos y reportes con trazabilidad
El pedido no vive en el correo. El reporte no se monta a mano cada semana.
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Red ES+PT encima de lo que ya tenían
Turismo y vehículo industrial. Sin sustituir el ERP ni multiplicar plantilla.
Lo que este caso enseña
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El Excel no es el ERP.
Si facturas, albaranes y reportes viven en una hoja, el sistema oficial es decorativo. El flujo tiene que ser el de verdad.
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El documento que se pica dos veces es el cuello.
Factura y albarán a mano comen la semana. La lectura automática libera horas que sí facturan.
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La productividad se mide en acciones de negocio, no en pantallas instaladas.
Automatizar no es enseñar un dashboard. Es que el mismo equipo cierre más pedidos y movimientos.
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Una central se escala en proceso, no en plantilla.
Groupauto ya tenía red. Faltaba que la operativa cupiera sin más manos en el mismo caos.
Preguntas
¿Qué procesos se automatizaron en Groupauto?
La operativa aftermarket de Groupauto Unión Ibérica: lectura automática de facturas y albaranes, gestión de pedidos, generación de reportes, y flujos de catálogo y soporte para la red de distribuidores en España y Portugal. Encima de lo que ya tenían.
¿Se sustituyó el ERP?
No. Se automatizó lo repetible encima de la red y el sistema que ya usaban. Cambia el proceso manual (Excel, correo, picado), no el software por capricho.
¿Es lo mismo que Top Truck o EuroTaller?
Son marcas de red de GAUIb. Este caso es la central: cómo se automatiza la operativa (documentos, pedidos, reportes, soporte). Top Truck tiene ficha propia, centrada en la formación de la red de talleres.
¿Cómo se midió el +40% y el x3?
Comparando la capacidad del mismo equipo operativo antes y después: menos horas en trabajo manual (documentos, Excel, reportes) y más acciones de negocio cerradas (pedidos, consultas, movimientos) en el mismo periodo. El headcount no se multiplicó.
¿Quién dirige el proyecto en Groupauto?
Carlos Conejero, director de Innovación de Groupauto Unión Ibérica (GAUIb). Desde Madrid lidera el plan de innovación y la digitalización de la operativa aftermarket de la red en España y Portugal.
Sector
Recambistas y automoción
Groupauto: +40% productividad y x3 acciones de negocio automatizando facturas, albaranes, pedidos y reportes. Fixlab: de 5–10 días a 15 minutos por informe.
Ver soluciones para Recambistas →Menos trabajo manual. Más negocio. ¿Y tu operativa?
Mapeamos Excels, documentos, pedidos y reportes. Si Groupauto te suena, el siguiente paso cabe en 30 minutos.
- ¿Esto aplica a otro sector?
- El patrón es el mismo: un proceso que se copia, un número, un flujo encima de lo que ya usáis.
- ¿Para qué el Diagnóstico?
- Para estimar la inversión con el mapa delante.
- ¿En cuánto tiempo se ve?
- Implementación típica 5–10 días tras el Diagnóstico, según el plan.